6 tips voor de screening van vrijwilligers

Leestijd: 6 minuten

Meer dan 13.000 stichtingen, verenigingen en goede doelen maken gebruik van onze platformen om  vrijwilligers te werven. Vrijwilligerswerk is vaak gericht op potentieel kwetsbare doelgroepen: kinderen, jongeren, ouderen, mensen met een beperking. Of bij het vrijwilligerswerk wordt gevoelige info verwerkt: privacy gegevens of financiële informatie. Het is dus belangrijk om de veiligheid te borgen in de hele vrijwilligers journey: van werving (screening) tot afscheid. Dit artikel focust zich specifiek op het beginpunt én online: hoe screen je vrijwilligers bij online werving?

Sinds 2011 e-matchen we duizenden mensen per maand op onze vrijwilligersplatformen. En sinds corona gaat het online werven alleen maar harder. Veiligheid is voor ons platform de belangrijke randvoorwaarde. Als vrijwilligers of mensen die zelfstandig hulp vragen via onze platformen zich niet veilig voelen, dan blijft het bij die ene poging. En het gaat ons nou juist om die duurzame samenleving waarin elkaar helpen heel gewoon is!

Maar hoe weet je nou of een vrijwilliger betrouwbaar is? Hoe kun je een vrijwilliger bijvoorbeeld makkelijk screenen als je ze werft via een online platform zoals NLvoorelkaar? En wanneer is goed, genoeg? We delen in dit artikel dan ook graag 6 tips die we de afgelopen jaren opdeden.

Tip 1: Identificeer wat nodig is

Laten we beginnen met de basis. Het is niet altijd nodig om vrijwilligers even uitgebreid te screenen. De positie, verantwoordelijkheid, benodigde vaardigheden, doelgroep en achtergrond van elke vrijwilligersfunctie verschilt waarschijnlijk. Het niveau of de uitgebreidheid van je screening stem je daarop af. Want meer is niet altijd veiliger of effectiever – realiseer je dat screening namelijk een flinke barrière opwerpt voor nieuwe vrijwilligers. Het kan negatief afstralen op het werkplezier, de cultuur van je organisatie én inclusiviteit belemmeren.

Waarschijnlijk heb je al een beeld van de verschillende vrijwilligers “profielen” in jouw organisatie. Je kunt elke positie/functie of profiel beoordelen op:

• De taken die deze persoon gaat doen
• De doelgroep waarmee deze persoon gaat werken
• Het niveau van zelfstandigheid, autonomie of de verantwoordelijkheid voor zijn of haar acties.

De plekken waar deze 3 factoren elkaar overlappen, zijn de hoog risico functies waar je misschien wat extra wil screenen. Bijvoorbeeld bestuurlijk vrijwilligerswerk: hierbij komen taken kijken die cruciaal zijn voor de organisatie met een hoge mate van autonomie en verantwoordelijkheid. Of een sportmaatje voor een jongere met een verstandelijke beperking, waarbij er een 1:1 situatie ontstaat met een kwetsbaar persoon.

Tip 2: Een goede kennismaking

Goede vrijwilligersactiviteiten en -vacatures kunnen op NLvoorelkaar rekenen op veel reactie. En waarschijnlijk heb je jouw vrijwilligersvacature ook op andere plekken uitgezet. Een goed ‘sollicitatie’ proces is dus handig! Voor jezelf, en voor de personen die hun tijd aan jouw doel willen doneren. Niks zo vervelend als geen reactie krijgen.

Stap 1: maak het jezelf makkelijk en stel een uitnodigende, gezellige standaard mail op voor alle geïnteresseerde vrijwilligers. Een paar ‘screenings’ onderwerpen die je daarin al zou kunnen opnemen:

• Basis contact informatie: zodat je even met elkaar kunt (beeld)bellen om kennis te maken.
• Interesse/motivatie: jackpot! Dit is onze favoriet want interesse is vaak veel belangrijker dan vaardigheden (die zijn te leren) en hieruit ontdek je ook vaak de ‘randvoorwaarden’ van de vrijwilliger: flexibiliteit, nieuwe mensen ontmoeten etc, waar jij weer op in kunt spelen in het binden/boeien stuk.
• Tijd/locatie beschikbaarheid: wel handig om te weten of dit matcht natuurlijk, voordat je meer tijd investeert in de kennismaking.
• Vaardigheden/diploma’s: enerzijds nodig als een bepaald certificaat verplicht is (bv EHBO), anderzijds goed om te weten wat het talent van deze persoon is.

Je ziet: het is nog niet echt screening. Maar je zult merken dat de manier waarop mensen reageren vaak wél al een indicator kan zijn over het type persoon. Een kijkje in de keuken: na duizenden interacties met (potentiële) vrijwilligers merken we dat bozig/afwijzende reacties óf juist te uitgebreide/toeschietelijke reacties wel eens een indicatie zijn om extra aandacht te besteden aan screening.

Stap 2: plan een kennismakingsgesprek. Maar zorg wel dat het vooral leuk en uitnodigend is. Een sollicitatiegesprek kan het enthousiasme behoorlijk dempen! Maar een goed gesprek wakkert de vlam juist aan. Zorg dat het gesprek om de persoon draait: wat zoekt hij/zij en wat kun jij daarvoor bieden. Wat is zijn levens/werkervaring en wat maakt dat ie nu bij jou zit? In 30 minuten weet je al heel veel en natuurlijk kan dit ook gewoon digitaal (al is koffie altijd een goed idee).

Tip 3: Ervaring delen met screeningsrobot van NLvoorelkaar

Omdat we veiligheid zo belangrijk vinden, screenen we op onze platformen álle interacties met een screeningsrobot. De robot is AVG proof én super effectief: het bekijkt zowel wat mensen schrijven (de hulpvragen, het hulpaanbod, de berichtjes, de reviews etc.) als ook het gedrag. Bijvoorbeeld hoe vaak mensen een bericht sturen en hoe ver dat bij hen vandaan is. Zo gaat er een alarmbelletje af wanneer mensen meer dan gemiddeld berichten sturen naar een ander die meer dan gemiddeld ver weg woont. Klinkt vaag, maar we weten uit de data van bijna 400.000 interacties op onze platformen precies wanneer boven gemiddeld alarmerend wordt. Op dat moment neemt ons screeningsteam persoonlijk contact op om te checken, helpen (95% van de keren heeft iemand gewoon wat hulp nodig en is er geen kwade opzet in het spel) en/of een passende vervolgactie te bepalen en uitvoeren.

Wat heb jij hier aan? De wetenschap dat het NLvoorelkaar het enige vrijwilligersnetwerk in Nederland is dat vrijwilligers screent. En dus dat een ‘shoppende’ vrijwilliger met kwade bedoelingen op onze platformen niet ver komt. Maar het is tegelijkertijd ook een oproep: help ons de veiligheid van ons vrijwilligersnetwerk te borgen. Want hoewel we heel effectief zijn in het screenen van de interactie via ons platform, zijn we (gelukkig) geen China die de interactie daarbuiten ook nog kan volgen. Dus heb je een negatieve ervaring met een vrijwilliger: meld het ons. Zo voorkomen we dat deze persoon hetzelfde trucje bij een andere organisatie, gemeente of persoon opnieuw probeert.

Tip 4: Verklaring omtrent gedrag (VOG)

Vrijwilligersorganisaties kunnen een gratis VOG voor vrijwilligers aanvragen op https://www.gratisvog.nl/. De VOG is een belangrijk onderdeel van het preventie- en integriteitsbeleid van elke vrijwilligersorganisatie. De vrijwilliger kan met de gratis VOG laten zien dat hij of zij in het verleden geen daden heeft verricht dat het vrijwilligerswerk in de weg staat. Om een VOG gratis aan te vragen, moet je aan bepaalde criteria voldoen. De aanvraagprocedure, criteria, regeling en meer lees je hier. De VOG vraag je samen met de vrijwilliger aan.

Goed om te weten: een VOG toont alleen de veroordeelde strafbare feiten. De woorden ‘veroordeeld’ en ‘strafbaar’ zijn cruciaal voor je risico inschatting… lang niet altijd wordt een strafbaar feit veroordeeld. Of is een heel vervelende situatie strafbaar. Zie de VOG dus niet als een vrijbewijs waarbij geen aanvullende screening meer nodig is, maar als een makkelijk te checken onderdeel van het proces.

Tip 5: Registers en referentie checks

Naast een VOG, die checkt op veroordeelde strafbare feiten, zijn er nog een aantal andere dingen die je kunt checken:

• Specifieke registers voor jouw vrijwilligerswerksector, bijvoorbeeld het Register Seksuele Intimidatie dat het NOC*NSF voor sportvrijwilligers beheert (hier vind je de aanvraagprocedure).
• Referenties van nieuwe vrijwilligers. Bijvoorbeeld door op basis van het CV/LinkedIn contact op te nemen met vrijwilligerswerkorganisaties waar iemand in het verleden actief was. Het is natuurlijk wel zo netjes om dit eerst na te vragen bij de vrijwilliger zelf. Vraag hierbij naar mensen die direct met de nieuwe vrijwilliger hebben samengewerkt en vraag bij hen na of de verkregen informatie (uit het cv of gesprek) juist is.

Tip 6: Gedragsregels

Elke organisatie heeft gedragsregels, hoe impliciet ook. Het helpt echter om deze zo expliciet mogelijk te maken. Dat geeft duidelijkheid, maar maakt ook dat je er makkelijk feedback op kunt geven. Dat klinkt misschien streng, maar dat hoeft wederom niet zo over te komen. Communicatie is de bepalende factor hier. Check bijvoorbeeld het contract van Tony Chocolonely voor hun werknemers hieronder. Op deze manier zijn gedragsregels, voorwaarden en een vrijwilligerscontract in het geheel toch gewoon ontzettend leuk om te tekenen?!

Meer weten

Wil je meer weten over dit onderwerp? Bijvoorbeeld ook over het maken van beleid rondom incidenten? Je kunt bijvoorbeeld verder lezen op de site van het NOV, project ‘In veilige handen’. Ook sites als Justis (Overheid) kan helpen. Op NLvoorelkaar vind je algemene veiligheidstips voor vrijwilligers en hulpvragers die zij zelf kunnen toepassen. En Google ook eens een rondje, om te kijken hoe andere vrijwilligersorganisaties dit geregeld hebben.

Heb je zelf nog tips? Laat het ons zeker even weten! Samen weten we meer :-). Heel veel succes met deze screeningstips voor vrijwilligers!