Vrijwilligers werven: zo werf je de ‘nu-niet vrijwilligers’

Leestijd: 5 minuten
Door: Lucas Meijs, Philine van Overbeeke & Frans-Joseph Simons

Dit artikel verscheen eerder op SportknowhowXL (2018).

In een vorige bijdrage hebben we een analyse gemaakt van de ‘nog-nooit-vrijwilliger’ gebaseerd op metafoor van de Fainting Goat. We constateerden dat het flauwval-gen onschadelijk kan worden gemaakt door goed voor te bereiden en zelfs te waarschuwen, voordat gevraagd wordt. Maar paradoxaal genoeg juist ook door niet te waarschuwen en te vragen, maar gewoon te laten doen. Sportverenigingen hebben hierbij het voordeel dat ze weten wie hun leden zijn, zowel de potentiële flauwvallers als vrijwilligers. In deze bijdrage kijken we naar de ‘nu-niet-vrijwilligers’. Zij zijn anders, omdat ze geen of een hooguit latent ‘flauwval-gen’ hebben.

Er zijn verschillende nu-niet-vrijwilligers:

• De bekendste groep voor de sportvereniging zijn de mensen die de afgelopen jaren heel veel vrijwilligerswerk voor de club hebben gedaan. Dit lijkt de makkelijkste groep: ze zijn bekend bij de club en duidelijk vrijwilligerswerk-minded. Tegelijkertijd is juist dit de groep waar de vereniging de redenen voor ‘nu niet’ zou moeten kennen en accepteren. Zeker als het gaat om de grote levensveranderingen (baan, opleiding, thuissituatie) is het advies om deze oud-vrijwilligers een sabbatical te gunnen.
• De tweede groep doet geen vrijwilligerswerk bij uw sportvereniging, omdat ze ergens anders al relatief veel vrijwilligerswerk doen. Deze groep is interessant: deze leden zijn duidelijk bereid en bekwaam om vrijwilligerswerk te doen, maar even niet beschikbaar voor de sportvereniging. Een flexibiliseringsstrategie kan echter goed helpen om de kleine beschikbaarheid uit te dagen en te faciliteren.
• Van de derde groep weet u dat het nu-niet-vrijwilligers zijn die af en toe wel bereid zijn om vrijwilligerswerk te doen als u het goed vraagt. Ook hier werkt de flexibiliseringstrategie, maar ze zijn nu eenmaal iets beter in nee zeggen dan de twee andere groepen.

Het voorkomen van omvallen

Er zijn twee factoren die het toch omvallen van nu-niet vrijwilligers verklaren. De eerste is dat deze leden niet of nauwelijks verwachten dat ze gevraagd gaan worden, of zelfs hun best doen om niet gevraagd te gaan worden. Ze voelen zich als het ware beslopen en overvallen. De tweede factor is dat coördinatoren werkzaamheden van hun vragen waarover ze twijfelen of ze dat wel willen (bereidheid) of kunnen (bekwaamheid en beschikbaarheid). Ze schrikken van ‘de toeter’.

Het voorkomen van omvallen kan door aankondigen, niet besluipen en niet bedreigend vragen. Dat kan dus door aan het begin van het jaar een duidelijke agenda met piekmomenten (bardiensten tijdens kampioenswedstrijden, clubtoernooien, teamfeesten e.d.) te maken en die voortdurend te laten zien. Net zoals een duidelijk rooster waardoor iedereen weet wat er verwacht wordt: dat werkt verhelderend.

Puntensysteem

Een meer abstracte methode om flauwvallen te voorkomen is duidelijker maken wanneer het genoeg is. De nu-niet-vrijwilligers schrikken van het totale en onoverzienbare commitment dat gevraagd lijkt te worden door de vereniging en zien de bui al hangen als ze eenmaal een vinger geven. Dat komt ook omdat veel vrijwilligerscoördinatoren een soort ontevreden rupsje zijn die maar blijven vragen.

Maak als vereniging duidelijk dat bijvoorbeeld vijf keer een vrijwilligersbijdrage genoeg is. Of stel een honderd puntensysteem in, onderhandel met veel humor over het aantal punten en accepteer dus dat mensen die daaraan eenmaal hebben voldaan de rest van het seizoen nee mogen zeggen. Maak een duidelijke keuze voor de mensen die de lat niet halen. Zie deze ‘flauwvallers’ als klanten en laat ze ruim ‘koud’ kostendekkend betalen zodat vervanging ingehuurd kan worden. Laat ze bovendien meebetalen aan een feest voor de echte vrijwilligers. Of snap dat deze ‘flauwvallers’ deze keer een echte reden hebben en hou ze betrokken als vrijwilligers doordat ze ‘warm’ betalen met een symbolische ‘straf’: iedere vijf punten te kort is een meter bier voor hunzelf en de vrijwilligers.

Omgevallen tractoren helpen opstaan

Ondanks alle omzichtige benaderingen en de gewenste helderheid is het toch mogelijk dat de nu-niet-vrijwilliger bleek wegtrekt als deze benaderd wordt. Helpen overeind te komen is het resultaat van een onderhandeling tussen de vrijwilligerscoördinator en de flauwgevallen vrijwilliger. Onderhandelen is niet zo heel vreemd, want eigenlijk zal de vraag van de organisatie nooit volledig passen bij de mogelijkheden van de vrijwilliger. Er moet onderhandeld worden over beschikbaarheid en bekwaamheid en daarmee indirect over de bereidheid om ook nu weer ‘ja’ te zeggen.

Voor het weer overeind komen na het omvallen is het belangrijk om je af te vragen wat mensen bedoelen als ze nee zeggen. De smoes dat iemand zijn favoriete tv-show niet wil missen zegt waarschijnlijk dat het werk ver buiten zijn comfortzone ligt. Waarschijnlijk is hij gewoon bang dat hij niet de juiste skills heeft voor de job, maar daarop wel wordt beoordeeld of dat het tijdbeslag te groot zal worden. Dit is wat Haski-Leventhal en collega’s (2017) bedoelen met gepercipieerde onmogelijkheden. Het sluit ook aan bij Handy & Cnaan (2007). Zij stellen dat angst wegnemen om negatief beoordeeld te worden door vreemden in combinatie met een persoonlijke benadering belangrijk is voor langer en duurzamer vinden en binden van vrijwilligers die niet zo zeker zijn van zichzelf.

Schuldgevoel

Als vrijwilligerscoördinator kun je aanbieden om iemand te laten samenwerken met mensen die hij goed kent en bij wie hij zich comfortabel genoeg voelt om nieuwe skills te leren. En bij degenen die aangeven dat ze het te druk hebben zou het zomaar kunnen dat ze eigenlijk wel willen meehelpen, maar dat ze even niet zien hoe ze alle ballen van hun persoonlijke verplichtingen tegelijk in de lucht moeten houden. De kinderen, cliënten, baas, het huis, de hond, familie en vrienden: allemaal vragen ze aandacht. Hoe ga je het schuldgevoel te lijf van iemand eigenlijk wel wil, maar niet weet hoe hij op twee plaatsen tegelijk kan zijn?

Concreet gaat dit om het uitsteken van een hand om ze overeind te trekken door het aangaan van een dialoog over wat wel mogelijk is volgens de vrijwilliger. Ga van de organisatievraag naar het vrijwilligersaanbod. Snap dat de gemiddelde markt voor vrijwilligers precies andersom werkt dan die voor beroepskrachten. De organisatie moet zich aanpassen aan de medewerker, niet andersom.

Fruitautomaat

Meijs en Brudney (2007) hebben hiervoor de vrijwilligerswerk-fruitautomaat ontwikkeld. Deze heeft dezelfde drie draaischijven als het concept volunteerability: bereidheid, beschikbaarheid en bekwaamheid. De fruitautomaat betaalt uit wanneer er een winnend vrijwilligersscenario ontstaat omdat de drie B’s van vrijwilliger en organisatie bij elkaar komen. En dat werkt B voor B: zet een winnende schijf vast (hold) en werk dan aan de anderen.

Een omgevallen tractor krijgt de vragen ‘wat kan je wel?’ (bekwaamheid) en ‘wanneer kan je wel?'(beschikbaarheid). Een van de twee vormt dan het begin. De potentiële vrijwilliger claimt bijvoorbeeld dat hij gewoon geen beschikbaarheid heeft wanneer de club open is. Vreemd als hij dan wel kan sporten, maar goed. De onderhandeling over de beschikbaarheid verschuift dan naar de (virtuele) mogelijkheden die vanuit huis en in de eigen tijd gedaan kunnen worden. Dan is het zoeken naar een bekwaamheid die past. Dat is een beetje zoals een klassieke autoverkoper alle tegenargumenten ombuigt door een alternatief te bieden.

Conclusie

In eerste instantie moet je als organisatie dus goed opletten wanneer, hoe, wat en hoeveel je van mensen vraagt en waarom juist zij dit kunnen/moeten doen. Bereid dit als vereniging goed voor: wil je aan het begin van het jaar een rooster sturen? Of om de zoveel tijd een menukaart met klusjes waar leden zich op in kunnen schrijven?

Zijn jouw tractoren al omgevallen, omdat je (per ongeluk) als Takel en Bliksem aan de slag bent gegaan, dan kun je jouw mensen altijd weer omhoog helpen. Een persoonlijke benadering werk dan goed. Laat potentiële vrijwilligers werken op een plek of met mensen die binnen hun comfortzone vallen (ook als de taak dat misschien niet doet). Kortom, ga aan de slag zoals een fruitmachine werkt: zorg stukje bij beetje dat de potentiële vrijwilliger dichterbij complete volunteerability komt. Jackpot, en iedereen wint.

Referenties:

Brudney, J. & Meijs, L.C.P.M. (2007). Winning Volunteer Scenarios: The Soul of a New Machine. The International Journal of Volunteer Administration 14(6), 68-79.

Handy, F., & Cnaan, R. A. (2007). The role of social anxiety in volunteering. Nonprofit Management and Leadership, 18(1), 41-58.

Haski‐Leventhal, D., Meijs, L. C., Lockstone‐Binney, L., Holmes, K., & Oppenheimer, M. (2017). Measuring Volunteerability and the Capacity to Volunteer among Non‐volunteers- Implications for Social Policy. Social Policy & Administration.

Hustinx, L. & Meijs, L.C.P.M. (2011). Re-embedding volunteering: in search of a new collective ground. Voluntary Sector Review 2 (1), 5-21.

Prof. dr Lucas Meijs is als hoogleraar ‘Strategische Filantropie en Vrijwilligerswerk’ verbonden aan de vakgroep Business-Society Management van de Rotterdam School of Management, Erasmus Universiteit.

Philine van Overbeeke is Junior Onderzoeker aan Rotterdam School of Management, Erasmus Universiteit. Zij behaalde in 2016 haar bachelor Bedrijfskunde aan RSM en voltooide daar in 2017 ook haar Master Global Business & Sustainability.

Frans-Joseph Simons is bedrijfskundige en historicus en werkt als onderzoeker aan de Rotterdam School of Management, Erasmus Universiteit.